Las organizaciones aprenden en los pasillos

En su libro, “el ciclo del aprendizaje organizativo”, Nancy Dixon señala que  los adultos pasamos la mayor parte de nuestra vida, o al menos de las horas que estamos despiertos, en las organizaciones. Si queremos seguir desarrollándonos, tendrá que ser en el trabajo, o de lo contrario no lo conseguiremos. Dixon considera irónico que la extraordinaria capacidad de la mente humana haya logrado construir organizaciones complejas que, a su vez, frenen el crecimiento y el bienestar de sus creadores.

El aprendizaje forma parte del trabajo, y éste a su vez conlleva un aprendizaje. Pero esto no implica solamente obtener información o respuestas correctas de una serie de expertos, sino que supone encontrar un significado a la experiencia que nosotros y los demás ejercemos sobre el mundo.  El aprendizaje de las organizaciones proviene de una actividad de aprendizaje intencionada y planificada; puede darse accidentalmente, pero las organizaciones no pueden permitirse el lujo de confiar en el aprendizaje fortuito, sino que deben planificarlo para mejorar. Aprendemos en los contextos de los que formamos parte, y podemos aprender mejor como consecuencia de un esfuerzo intencionado.

Como colectivo, somos capaces de aprender la manera de obtener las respuestas que necesitamos para hacer frente a nuestras dificultades. Las personas que se preocupan y a las que afecta un problema son capaces de desarrollar conocimientos útiles para resolverlos, por eso debemos confiar en nuestra capacidad para encontrar las respuestas.

El aprendizaje es el proceso que subyace e ilumina el cambio. El cambio es hijo del aprendizaje. Dado que el aprendizaje es el acto de interpretar la experiencia, debemos poner los procesos adecuados en marcha para obtener un mayor beneficio de las experiencias que tenemos en nuestra vida diaria.

El aprendizaje organizativo no es sólo la suma de los conocimientos de todos sus miembros, sino el uso colectivo de su capacidad de aprendizaje. Funciona como un verbo, no como un sustantivo. Para entender la mejor manera en que aprende una organización, debemos tener en cuenta que existen tres tipos de significados que se da a la experiencia en el ámbito de una organización:

•      Significado privado (estructuras semánticas privadas): todos los miembros de una organización construyen su propio significado, dan sentido a lo que va sucediendo en el trabajo, adquieren experiencia. Pero en muchas ocasiones se guardan estos significados para ellos y no los comparten con los demás, por diferentes razones.
•      Significado accesible (estructuras semánticas accesibles): se trata del significado que el individuo pone realmente a disposición de los demás, de modo similar a los pasillos de la organización, donde se producen intercambios, fluidez de información e ideas compartidas. En los pasillos, las personas contrastan sus ideas con los demás. El significado no sólo se intercambia, sino que se construye con el diálogo. Esta construcción conjunta del significado es el aprendizaje colectivo.
•      Significado colectivo (estructuras semánticas colectivas): es el que todos los miembros de una organización poseen en común. Son las normas, estrategias y supuestos que especifican cómo se hace el trabajo y qué áreas son importantes. El significado colectivo puede codificarse en forma de políticas y procedimientos, pero también debe residir en las mentes de los miembros de una organización. Es su historia, el pegamento que aglutina a todos y les permite actuar conjuntamente.

Las organizaciones aprenden en los pasillos. Las organizaciones, a juicio de Dixon, deben establecer procesos que tengan las características positivas de los pasillos reales, aunque de forma más dirigida e intencionada. Son los procesos generales deliberados que emplean las organizaciones para facilitar la construcción de significado colectivo: grupos de diálogo, reuniones en red, asambleas, procesos para meter “todo el sistema en una habitación”, grupos de aprendizaje basados en el cuestionamiento (las preguntas como herramienta), procesos de planificación de escenarios, mapas de aprendizaje (Root Learning)… Debemos también emplear las TICs para potenciar estos pasillos ideados. La meta de estos pasillos no es tanto tomar decisiones en grupo como obtener conocimiento compartido. Es menos importante que el colectivo obtenga una respuesta correcta y más que se cree un significado colectivo a lo que está experimentando el grupo o la organización.

La autora compara los pasillos con la memoria de trabajo, que cumplen la misma función que ésta para el aprendizaje individual, pero en este caso para el aprendizaje colectivo. Es donde se conectan las ideas para construir otras nuevas. Es el tiempo que invertimos “pensando” o “reflexionando” sobre esas experiencias lo que crea el nuevo significado para nosotros. Las organizaciones también necesitan pasillos cotidianos, y una manera de potenciarlos consiste en reestructurar el espacio físico de trabajo.

Las organizaciones deben facilitar el aprendizaje colectivo. Dixon describe en el libro las cuatro etapas del aprendizaje organizativo. Estas etapas son cíclicas, y es necesario que cada uno de sus miembros participe en todas las etapas del ciclo del aprendizaje vivencial para que se dé un aprendizaje de toda la organización. Cada etapa la dirige una parte distinta de la organización, y cuando se desconectan, se pierde el aprendizaje colectivo. Estas cuatro etapas son:

•    Producción generalizada de información. La recogida de datos externos y el desarrollo interno de nuevas ideas, y que deben ser responsabilidad de todos. El desarrollo interno de ideas debe ir acompañado de evaluaciones sumativas, que miden resultados (como los análisis “post-mortem”) y las evaluaciones formativas, que sirven para fortalecer el aprendizaje (por ejemplo, recogiendo e interpretando continuamente datos).
•     Integrar la información en el contexto organizativo. Se trata de vitar el “fenómeno silo”. Todas las partes de la organización tienen que proporcionar a los demás información exacta, oportuna y completa. Pueden ayudar a ello profesionales polivalentes que trabajen las “grietas” de la organización, traduciendo lo que hace una especialidad en beneficio de la otra. Se puede hacer pasando un día en otro departamento con un compañero explicando lo que se hace, reuniones mensuales, giras por la empresa, contactos en red…
•    Interpretación colectiva de la información. Su finalidad no estriba en alcanzar el consenso, sino en reducir la ambigüedad de la información. No es necesario que todos estemos de acuerdo para actuar juntos, pero sí necesitamos entender plenamente el razonamiento vinculado a la acción propuesta, y además tener la oportunidad de influir sobre él. El diálogo organizativo es fundamental; se trata de la interacción en un entorno colectivo que genera un aprendizaje mutuo sobre el que puede actuar la organización. Los mapas de relaciones causales son un buen instrumento para potenciarlo.
•   Autoridad para emprender acciones responsables basadas en el significado interpretado. Si la entidad no autoriza a actuar de acuerdo con los conocimientos adquiridos, el conocimiento se pierde.

Nixon desarrolla en el libro la infraestructura necesaria para poner en marcha este ciclo de aprendizaje organizativo, y resalta la importancia de la medición del aprendizaje colectivo. No se trata tanto de medir el aprendizaje en sí mismo, como la percepción que tienen los miembros de la organización sobre hasta qué punto favorecen el aprendizaje aquellos factores facilitadores que la organización ha puesto en marcha.